Privacyverklaring

  • Werken waaraan je wil
  • Wanneer je wil
  • Waar je wil
  • Met wie je wil
Home » Over De Zorgcoach » Privacyverklaring

Privacyverklaring verkorte versie

De Zorgcoach gaat zeer zorgvuldig om met de privacy gegevens van de mensen waarmee we werken. Met ingang van 25 mei 2018 geldt in de gehele EU een nieuwe data- en privacywetgeving, General Data Protection Regulation (GDPR). Deze staat in Nederland bekend als Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Wet Bescherming persoonsgegevens (WBP) komt hiermee te vervallen.

In het kader van de AVG is deze privacyverklaring op de website geplaatst. Wanneer u bij De Zorgcoach een coaching-traject aangaat, verklaart u dat u op de hoogte bent van de tekst op deze pagina, en hiermee akkoord gaat.

De Zorgcoach

  • Bij De Zorgcoach worden diverse persoonsgegevens van u verwerkt. Deze noodzakelijkheid heeft tot doel om de begeleiding, dossier verplichting en de financiële afhandeling correct te laten verlopen.
  • Er worden in principe géén persoonsgegevens of persoonlijke gegevens voor andere doeleinden dan genoemde verwerkt, of uitgewisseld met derden.
  • Uw gegevens zijn goed beveiligd tegen onbevoegde toegang.
  • Uw gegevens kennen een wettelijk bewaartermijn van 20 jaar.

U als betrokkene

  • U heeft het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden. Ook heeft u recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad).
  • U bepaalt of, en zo ja welke, informatie aan derden kan worden doorgegeven.

1. Uw persoonsgegevens in onze administratie

  • Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie die herleidbaar is tot een persoon. Ook gegevens die direct en indirect iets over iemand zeggen. Denk daarbij aan: naam, adres, burgerservicenummer, telefoonnummer, informatie over psychische klachten en andere denkbare persoonlijke gegevens.
  • Ten behoeve van de bescherming van uw persoonsgegevens hebben wij passende technische en organisatorische maatregelen genomen om verlies of onrechtmatige verwerking van die gegevens te voorkomen.  
  • Wij zijn verplicht om vast te stellen dat de opgegeven identiteit overeenkomt met de werkelijke identiteit. Daartoe toont u ons uw ID-kaart, paspoort of rijbewijs.
  • Om voor (gedeeltelijke) vergoeding door uw gemeente, zorgkantoor, SVB en/of ziektekostenverzekering in aanmerking te komen worden er op de nota aan de financier (bijvoorbeeld de gemeente) of uw persoonlijke nota (bijvoorbeeld bij een PGB of particuliere betaling) uw persoonsgegevens en verzekeringsgegevens vermeld. Dit is de reden waarom wij deze gegevens bij u opvragen.
  • Uw persoonsgegevens staan in uw dossier (zie punt 2).
  • Een kopie van elke nota wordt opgeslagen in een beveiligde computer (zie punt 9, beveiliging digitale gegevens).

2. Uw persoonlijke gegevens in een dossier

  • Wij zijn door beroepsorganisaties, gemeenten, zorgverzekeringen en wetgeving verplicht een registratie en dossier bij te houden van uw persoonsgegevens en uw persoonlijke gegevens.
  • Dit dossier bevat de digitale aantekeningen, opgeslagen in een beveiligde computer. Eventuele papieren documenten en stukken worden bewaard in een afsluitbare kast. Na afloop van de behandeling worden deze op een scanner zonder internetverbinding ingescand en in uw digitale dossier bewaard. Deze werk-aantekeningen kunnen niet worden ingezien door de klant.

         Bewaartermijn

  • Uw dossier kent een wettelijk bewaartermijn van 20 jaar (vanaf de laatste behandeling).
  • U heeft recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad en dit past binnen “goed hulpverlenerschap”).

          Beroepsgeheim

  • Uw coach valt onder het beroepsgeheim. Het beroepsgeheim is de plicht om te zwijgen over feiten en gegevens, die bij het uitoefenen van het beroep bekend raken. Voor elke leeftijd (tot 12 jaar, 12 tot 16 jaar, 16 tot 18 jaar en 18 jaar en ouder) geldt een andere vorm van geheimhouding. Dus met wie wat gedeeld mag worden. Voor een verdere uitleg verwijzen we u naar de website: https://privacy.jeugdconnect.nl/
  • In zijn algemeenheid geldt dat pas na uw schriftelijke toestemming bepaalde gegevens met derden gedeeld kunnen worden. U vult hiervoor een toestemmingsverklaring in die u bij aanvang van de begeleiding wordt aangeboden. U bepaalt zelf, al dan niet in overleg met uw coach en/of zorgcoördinator, of het verstandig is of informatie uit het dossier aan derden kan worden doorgegeven.

         Uitzonderingen beroepsgeheim

  • Er bestaan situaties waarin het beroepsgeheim kan worden doorbroken, zoals bij suïcidegevaar of vermoedens van (kinder)mishandeling of huiselijk geweld. De Zorgcoach handelt dan conform de richtlijnen van de beroepsgroep en wettelijke regelingen zoals de Wet Verplichte meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling. Zie https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/huiselijk-geweld/meldcode. De meldcode zal ook door De Zorgcoach aan u worden verstrekt.

3. Uw persoonlijke gegevens bij betaling via Persoonsgebonden budget (PGB) of particulier.

  • U rekent per maand af voor uw begeleiding. U ontvangt hiervoor een factuur. Indien u een PGB heeft kunt u deze indienen bij de SVB (Sociale VerzekeringsBank). (https://www.svb.nl/int/nl/index.jsp).
  • Een betaling via een (eenmalige) overschrijving per bank vermeldt uiteraard wél uw naam op onze afschriften en on-line bankgegevens, anders zou niet vast te stellen zijn wie geld heeft overgemaakt. Onze boekhouder kan hierdoor uw (achter-)naam in de financiële administratie tegenkomen. Dit geldt tevens voor de belastingdienst. Met partijen die voor ons gegevens verwerken sluiten wij een zogenaamde bewerkersovereenkomst af waarin wij afspraken hebben gemaakt dat er vertrouwelijk en veilig met de gegevens wordt omgegaan.       

Uw gegevens op de factuur (PGB) en de SVB

  • Elke maand ontvangt u een factuur. Wilt u in aanmerking komen voor een (gedeeltelijke) vergoeding van de begeleiding, dan wil het SVB een aantal gegevens van u op de nota terugzien wanneer u deze aanlevert. Dat is de reden waarom wij daarop niet alleen uw naam en adres vermelden, maar ook uw BSN nummer, SVB nummer en uw relatienummer. Zie https://www.svb.nl/int/nl/pgb/informatie_voor_zorgverleners_en_zorginstellingen/correct_declareren/.
  • Wanneer u uw factuur indient bij de SVB raakt het vragen van hulp (de begeleiding van een coach) bekend. De inhoud van de hulp die u krijgt raakt niet bekend, in het kader van het beroepsgeheim wordt hier niet over gecommuniceerd met de vergoedende instantie.
  • De factuur ontvangt u in PDF via de mail. In het laatste geval kunt u aangeven of dit per gewone mail kan, of dat u dit via onze beveiligde mailbox naar uw beveiligde mailbox wil laten verzenden.

4. Uw persoonlijke gegevens bij Zorg in Natura (ZIN)

  • Als u een beschikking heeft voor Zorg in Natura (ZIN) betaalt uw gemeente een (gedeeltelijke) vergoeding van de begeleiding. Alle gegevensuitwisselingen tussen De Zorgcoach en uw gemeente gebeuren via een beveiligde verbinding.

5. Privacy in de correspondentie

        E-mail

  • E-mails over algemene zaken als datum, bevestiging of wijziging van een afspraak kun u mailen naar uw coach of naar het algemene e-mailadres aanmelden@de-zorgcoach.nl sturen.
  • Wij adviseren u geen persoonlijke gegevens te mailen. Mocht u dit toch willen, dan kunt u gebruik maken van de mogelijkheid van aangetekend mailen via onze beveiligde mailbox. U kunt uw coach en/of zorgcoördinator telefonisch benaderen voor meer toelichting.
  • Wanneer u toch persoonlijke gegevens naar het standaard e-mailadres van De Zorgcoach stuurt, dan wordt uw e-mail met persoonlijke inhoud opgeslagen in uw beveiligde dossier, en uit het mailprogramma (ook online) verwijderd.

       Post

  • Schriftelijke correspondentie via PostNL wordt in de brievenbus ontvangen en daarna ingescand en digitaal bewaard. Het origineel wordt dan vernietigd.

        Whats-App

  • Wij adviseren u geen persoonlijke gegevens te sturen via Whats-app.

         Mailings van De Zorgcoach

  • Alleen in het belang van de dienstverlening zal De Zorgcoach u e-mailen. Bijvoorbeeld voor klantentevredenheidsonderzoeken, nieuwsbrieven en als wij uw mening willen weten over nieuwe ontwikkelingen binnen De Zorgcoach die op u van invloed zouden kunnen zijn.

8. Beveiliging digitale gegevens

        Digitale klantdossier

  • De digitale klantdossiers zijn beveiligd met een wachtwoord wat uitsluitend bekend is bij personen binnen De Zorgcoach die hiervoor geautoriseerd zijn. Coaches of ander personeel die niet bij de aan u verleende dienstverlening betrokken zijn kunnen nooit in uw dossier kijken.

         Website

  • Beveiliging website: Wij hebben een SSL certificaat voor de website (dus https): https://de-zorgcoach.nl/
  • Formulieren die via de website worden ingevuld, worden via de reguliere mail verstuurd. Als veiligheidsmaatregel hebben wij het IP-adres laten anonimiseren. Dit betekent dat uw locatie niet herleid kan worden via uw verstuurde mail. Als u uw persoonlijke gegevens via de website naar ons stuurt dient u er rekening mee te houden dat dit niet via een beveiligd mailaccount gebeurt.
  • Als u de website van De Zorgcoach bezoekt dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
    •  IP adres
    • Gegevens over uw activiteiten op onze website
    • Internetbrowser en apparaat type
    • Gegevens die u actief verstrekt bij het insturen van een webformulier
  • De gegevens van uw bezoek aan onze website worden gebruikt om de website te verbeteren. De gegevens die u actief verstrekt bij het insturen van een webformulier hebben wij nodig om u te kunnen bereiken en onze dienstverlening te optimaliseren.
  • Gegevens van websitebezoekers worden gedeeld met:
    • Hostnet.nl – dit is de webhosting partij waar de domeinnaam en serverruimte voor de-zorgcoach.nl wordt gehuurd. Zij hebben toegang voor onderhoud, beheer en beveiliging van de systemen. Op de diensten van Hostnet.nl is een bewerkerovereenkomst van kracht.
    • Google Analytics – dit is een statistieken tool. Uw bezoek wordt gemeten teneinde inzicht in de doelgroep te krijgen en de website te verbeteren. Uw IP-adres wordt gedeeltelijk afgeschermd, Google deelt de gegevens niet met andere diensten en op de diensten is een ‘amendement gegevensverwerking’ van kracht.
    • Defiant – dit is een Amerikaanse bedrijf dat de WordPress-plugin ‘WordFence’ levert. Deze dienst gebruikt technische informatie met als doel de website extra te beveiligen. WordFence voldoet aan de eisen van de AVG (GDPR).       

         Beveiligde e-mail

  • Voor het ontvangen van privacygevoelige e-mailberichten is een beveiligde mailbox ingericht. Uw coach en/of zorgcoördinator kan u hierover uitleg geven.
  • Mocht een klant per abuis de persoonlijke informatie naar het standaard e-mailadres hebben verstuurd, dan wordt deze diezelfde dag opgeslagen in een beveiligd bestand met wachtwoord, en uit het e-mailprogramma (ook online) verwijderd.
  • Onze WiFi verbinding wordt niet gedeeld met klanten of met andere bezoekers waar geen bewerkersovereenkomst mee is afgesloten. Er worden tijdens de begeleiding geen digitale beeld- of geluidsopnamen gemaakt of opgeslagen. Niet door de coach en/of zorgcoördinator, maar ook niet door de klant. Uitzonderingen zijn eventueel mogelijk, maar dienen schriftelijk vastgelegd te worden in een document met handtekening. Dit document wordt gescand en opgeslagen in het digitale klantdossier. Daarna wordt het fysieke document vernietigd.
  • De digitaal opgeslagen dossiers zijn beveiligd met een wachtwoord wat uitsluitend bekend is bij personen binnen De Zorgcoach die hiervoor geautoriseerd zijn. Coaches of ander personeel die niet bij de aan u verleende dienstverlening betrokken zijn kunnen nooit in uw dossier kijken.

Download

Klik hier voor meer uitgebreide informatie over ons Privacybeleid. Dit is een PDF bestand, u heeft Adobe Acrobat (Reader) nodig om deze te bekijken.